LkSG第8条第2項に基づく手続規則

I. 苦情処理手続きの設置と目的

Mieleは、LkSG第8条に基づき、適切な苦情処理手続きを設けています。この苦情処理手続きでは、会社が自らの事業領域で行った経済的行為、または直接・間接的なサプライヤーの経済的行為の結果として生じた人権および環境リスク、ならびに人権関連義務または環境義務違反を、個人が指摘することができます。

II. 責任とアクセシビリティ

苦情処理手続きは、社外信任弁護士(オンブズマン)にあり、その連絡先は以下のとおりです。

Dr. Carsten Thiel von Herff(カールステン・ティール・フォン・ヘルフ)LL.M.

Loebellstraße 4

D-33602, Bielefeld

電話：+49 521 557 333 0/携帯電話：+49 151 58230321

E-mail:ombudsmann@thielvonherff.de

レポートプラットフォーム：www.report-tvh.com

ホームページ：www.thielvonherff.de

担当弁護士は、独立した自律的な弁護士として活動を行います。同弁護士は公平であり、案件の実質的な処理に関して会社の指示に従うことはありません。担当弁護士は秘密保持義務を負います。希望があれば、情報提供者の身元を守秘するものとします。

III. 苦情処理手続き

担当弁護士は苦情を受け取り、必要であれば、事件の事実関係について紹介者と協議を行います。いずれの場合も、情報提供者は受領通知を受け取ります。

担当弁護士は、LkSGの意味における義務違反、または他の法律もしくは社内規則の違反があるかどうかを調査します。そのような違反の十分な兆候がある場合、弁護士は、コンプライアンス部門が業務遂行の責任を負う会社に対し、調査のため、自分に提出された事実を許容可能な形で伝えるものとします。担当弁護士は、その中立性を損なわないために、自ら調査を行いません。

会社は、法令および社内規程を遵守し、関係者の利益を考慮して、通報を追跡調査します。調査は、大幅な中断なく迅速に行われます。

調査の影響を受ける人は、公正かつ敬意を持って扱われなければなりません。無罪の推定は、影響を受けるすべての人に適用されます。意見を聞く権利は与えられなければなりません。このため、内部告発の影響を受ける人は、受けた内部告発についてできるだけ早く通知され、情報および是正に関する権利を通知されます。ただし、通告が内部告発の調査を危うくする重大なリスクがある場合は、調査が完了するまで、またはリスクがなくなるまで通告を延期することができます。

調査対象事実の法的評価と、不適切な商慣行を排除・防止するための適切な措置の決定は、会社が行い、会社はこの目的のために担当弁護士に相談することができます。措置には、例えば、民事訴訟や当局の関与が含まれます。具体的な事案で違反が発見されなかった場合でも、業務やビジネスプロセスの変更、組織や行動規則の変更を提案することが適切な場合もあります。

報告者は、いつでもオンブズマンから事件の状況について情報を得ることができます。報告を受けてから3か月後、報告者は報告に対するフォローアップ措置についてフィードバックを受け取ります。遅くとも手続き完了後には、法的に許される範囲でオンブズマンから結果を通知されます。

IV. 情報提供者の保護

内部告発者は通常、差別的行為や懲戒処分から保護されます。彼らに対する報復的な行為は一切許容されません。内部告発者に対する報復の兆候がある場合は、直ちに秘密保持カウンセラーに連絡する必要があります。

担当弁護士は、情報提供者に秘密保持を確約した場合、情報提供者の同意がない限り、情報提供者の氏名および身元を会社または第三者に開示しません。担当弁護士が刑事、民事、その他の訴訟手続において証人として尋問を受けた場合、情報提供者と会社の双方から書面で許可された場合に限り、情報提供者の氏名と身元を開示します。

情報提供者の身元を守りたいという希望は、情報の影響を受ける人々の事実の開示に対する利益と対立するものです。このため、LkSG第8条第2項3ページに基づく手続き規則の意図的な濫用も許容されません。秘密保持カウンセラーは、最初の面談の際に、故意に苦情処理手続きを悪用した場合、その身元が会社に開示される可能性があることを、密告者に指摘する必要があります。

V. データ保護

法定保持義務およびデータ保護法の規定の遵守は、担当弁護士によって確保されます。収集される個人情報は、情報提供者及び関係者の身元、職務及び連絡先に関する情報、並びに当該事項の処理に絶対必要なその他の個人情報に限定されます。さらに、報告された事実、処理の詳細、報告のフォローアップ、監査報告のみが保存されます。

通報および調査の過程で記録された個人情報の保管期間は、調査終了後2か月間とします。調査終了後、懲戒手続き、法的手続き、またはその他の紛争が発生し、そのためにデータを使用しなければならない場合は、この期間は適宜延長されます。

データ保護責任者は、苦情処理手続きのデータ保護規定に対する適合性を定期的に見直すものとします。

VI. 上訴手続きの有効性

苦情処理手続きの有効性は、年に1 回見直され、また、例えば、新製品、プロジェクト、新事業分野の導入の結果、自社の事業分野または直接のサプライヤーとの間で、リスク状況が著しく変化または著しく拡大すると予想される場合などには、臨時的に見直されます。